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整合资源提升营运效率-漫谈印刷业ERP 浏览次数: 2160

 

企业资源规划( Enterprise Resource Planning, ERP )是近两年来印刷界的热门话题,其核心内容为业务流程重组,涉及企业的物 、财务、人力资源、销售等各方面的管理。一套完善而运作畅顺的 ERP 系统,实施后长远而言可有效为企业整合资源、提升生产效率、减轻成本、增加利润及提升竞争力。但何以目前行内实行资源规划的企业仍为少数?

  道理简单得很。除了因为他们仍在观望成功例子的出现,也因为实施企业资源规划是项长线投资,实效或许要在 12 至 36 个月后才能显现。在当今竞争激烈但利润越见微薄的印刷行业里,斥巨资引入功能强大的印刷器材在提升生意量方面或能立杆见影,但花数百甚至千万为企业作资源规划既存在运作失败的风险,回报亦非如吃特效药般能实时见效,企业对 ERP 的观望犹豫似乎不难理解。

  而事实上, ERP 的定义虽不难界定,但其理念及具体内容却非三言两语可以厘清。 ERP 是从 MRP ( Manufacturing Resource Planning )即制造资源规划系统的基础发展而来的, MRP 主要针对物料控制及生产调度,发展至后来则演变成生产过程的整体规划及控制。

  ERP 一般被理解为可「整合企业一切可用资源并作最佳配置的经营管理系统」,是企业实施流程改造的重要工具之一。它透过共享数据库及依循标准程序,贯穿企业的财务、生产、人力资源、销售、物流等各部分,衔接各部门,令部门间可以共享信息。例如:透过网络的联系,负责订单处理的可实时查阅客户过往的订单纪录及相关信息,也可掌握物料的仓存实况,亦能知道厂房的生产日程,以便更灵活更有效率地处理手头订单。

  一般人对 ERP 都存有误解,认为它的实行,等同将企业运作计算机化,但凡管理软件都称为 ERP ,而忽略了 ERP 其实涉及整个管理流程的重组,除了管理软件外,还包含计算机硬件及涉及流程改造的管理咨询服务,重点在于流程结构的改变及资源的整合,而非单靠计算机技术辅助员工处理工作如此简单。一套完善而具效益的 ERP 系统,可协助企业自动处理业务流程、减少非核心工作的处理人手,让有关人力资源可获配置到更具价值及效益的工作上。此所以 ERP 项目的实行一般需耗费数百万至数千万金额不等,而且系统能具体运作的时间或会长达三年,收效亦非实时性。

  不少有意推行 ERP 但对系统仍无深入认识的企业都误以为 ERP 的经济效益如节省成本,提升利润等会在系统实施后短期内显现,而不知道在推行 ERP 后整体技术成本反会上升,甚至在应用初期出现订单处理、仓存速度减慢等适应期「征状」。亦有企业以为 ERP 是将公司由 ERP 并非令企业由管理混乱变为系统化的灵丹妙药,企业必先具备一定的管理 础,如具备系统化的生产流程、财务管理制度等,才可望有效透过系统整合资源。

  管理混乱变为系统化的灵丹妙药,而不认识成功推行 ERP 的大前提正在于企业必先具备一定的管理基础。例如企业必先有具系统的业务流程、财务管理制度等,才可望能在导入 ERP 系统前,勾画出流程整合的框架及具体可行的整合模式。

  不过相信最令企业对 ERP 却步的,还在于员工观念的改变。如前所述,推行 ERP 涉及业务流程重组,长远而言则是企业文化、工作环境的进一步改变,对于习惯在同一流程下工作的员工而言,这种转变往往会为他们带来前景未明的恐惧,但他们的衷诚合作却又是 ERP 畅顺推行的最大关键,所以未能成功扭转既有观念,引导员工认识 ERP 的好处及效益,往往是窒碍企业向 ERP 迈步向前的最大障碍,不少推行了一半的资源规划系统,往往就是在种种抗拒及不合作的态度下被逼终止运作的。

  新城市计算机系统顾问首席顾问尹永荣亦表示,推行 ERP 最常见的阻力在于员工不想转变的心态。「因为由人手转至计算机系统运作,带来的冲击是很大的。面对此情况,我们会先跟管理层订清目标,再由下一层的员工执行,简言之是增加整个系统开发的透明度,让管理层与下属多些沟通。」

  但即使克服了抗拒的心态, ERP 的具体实行亦会面对一定难题。「 ERP 系统的引进过程会遇到很多困难,要完成亦非朝夕之事,短则三、四个月,长则一至两年仍未能真正运作到的亦大不乏人。」具体的难题诸如:「因从事印刷的始终不懂计算机,有些客户表达的要求,要透过计算机系统实现是有困难的。例如生产部要求销售部落单后有关单据需实时锁上,不能修改,销售部则希望可随时改单,这些问题就需要两个部门先互相协调了。」当然系统成功运作,能发挥的效益对用家而言还是极其吸引的。「例如可将程序设计成在送货前一天预警,原理是将送货部门与生产、接单部门作一联系,让送货部可掌握生产过程及订单目前的状况。由于各部门的信息互有联系,当客户致电查询印刷品完成状况,销售部门即使在香港也可实时追踪国内厂房每张工程单或每批货目前的生产进度。」

  推行 ERP 的基本要求是有关企业各部门的运作必先具系统。不过尹永荣认为,目前很多公司仍未达到能将整体如客户服务、成本控制、人手方面等信息整合的水平。

  「在计算机应用非常普及的今天, ERP 是企业竞争的利器。最近接触的一个客户表示推行 ERP 的同业已具很大竞争力,如果自己仍不推行就会落后了,显示 ERP 现时是行业必须的一项投资,情况就正如现时任何公司也会有电邮和计算机协助处理业务一样。推行 ERP 需要不少人力物力,如何令企业醒觉实施的逼切性是目前我们面对的挑战。我觉得香港公司的目光都不够长远,相反国内公司却敢于梦想,永远看好自己公司,要求一直提升信息科技的水平,甚至敢于用香港人的价钱引进系统。」

  「可能目前印刷业应用 ERP 的成功例子真的不多,未来我们希望可缔造更多成功案例,让行业能深切体会信息科技在提升竞争力方面所带来的好处。」

  虽然目前提供印刷业 ERP 服务的供货商数量仍然不多,但除了一般人认知的 ERP 服务外,现时市场上还出现了更创新及更节省成本的解决方案。

  「现时客户可以千多元的特许使用费, 24 小时全天候作网上印刷业务管理。又或以 $25 元一张单的价钱采用我们的印刷报价外援中心服务。」麦肯科技有限公司总裁黄国良表示。

  他所提到的全天候服务,运作程序是客户每个月付出 $1980 的费用,即可 24 小时无限次使用麦肯的网上印刷业务管理系统入单,系统可自动考虑产品厚度、手工工序、损耗数量、最佳纸张选择等项目,完成的单据会于两分钟内电邮予使用者,用者亦可透过手机接收有关信息。

  另外一种更节省人手的印刷报价外援中心方案,使用者只需付 $800 行政费用,就可以 $25 元一张单的价钱,享用外援中心代为入单的服务。「客户只需传真有关数据给我们,我们便会代为分析内容,并即时代为入单并完成给对方,另客户亦可要求代出工程单。」即印刷公司连聘用入单职员的成本亦能一并节省。

  「掌握客户面对的问题,并提供针对性的解决方案便是 ERP 服务的精髓所在。」黄国良指出。「印刷业与 IT 的结合成功与否,视乎客户给予的支持有多大。」

  「不少客户选择自己开发管理系统,又或不断尝试采用不同供货商的软件,最终仍未能成功推行 ERP ,他们所面对的,并不止是金钱的损失。当你的公司比对手相对强大,而在制作上却不断失败,你所付出的成本并不只是几万元而是未来几年的机会成本,因而给予竞争对手可喘息和壮大的机会。」

  他慨叹,目前企业对 ERP 的认识仍然不足,亦有些视野不够长远,以致供货商技术再出色,亦难有用武之地。「推行 ERP ,企业各部门需要很多技术上的调整,而如果每个部门本身并没有数据,我们再有经验也帮不上忙。香港印刷业面临的问题在于采用同一部印刷机完成不同类型的印件,变化极大,很难如外国般做到定色定款,而人手奔鄣牟尾钣执螅侍獯嬖谝丫茫侨圆蝗衔约阂巡∪敫嚯粒枵乙缴饩觥!?

  「 ERP 的出现应该有一个懂得前瞻的人去支持,假如企业领导没有很阔的视野,便不会作任何投资。员工会为了自我保护,担心被裁,而有抗拒心态。所以你问我哪类企业适合推行 ERP ,我会答:假如一个企业的领导有退休心态的话,便不会想实行的了。但好像现时印刷企业的第二代,他们仍然年轻,仍然希望一展所长,推动公司业务向前发展的话,便会有采纳的动机。」

  「常有人说印刷是夕阳工业。我就认为:印刷并非夕阳,只有人的心态是夕阳。如果我们的心不朝向改革的话,就真真正正是一手将行业命运,推向夕阳了。」

(来自printing-in-china.net,摘自中国印刷)
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